اگر کار شما به گونه ای باشد که در پروژه های مختلف فعالیت داشته باشید و یا در جلسات اولیه مناقصه شرکت کرده باشید حتما عبارت RFP را شنیده اید. ممکن است این عبارت در را در روزنامه ها و مجلات هم شنیده باشید. RFP یا همان درخواست طرح پیشنهادی مخفف این عبارت سه کلمه ای “Request For Proposal است.

RFP در هنگام ارجاع پروژه به منابع بیرونی سازمان یا هنگام انجام پروژه داخلی در شرکت ها نیاز است. یک شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف درخواست های طرح پیشنهادی را تهیه می کند. کاری که RFP می کند کمک به شرکت هاست برای تشریح جزئیات مورد نظر و مورد نیاز خود در اسناد مناقصه تا از همین روش بهترین پیمانکار را تشخیص دهند.

تهیه RFP همان روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه است. این روش به شرکت های پیمانکار کمک می کند طرح خود را تهیه کنند و پاسخ لازم را ارائه دهند و این گونه آن ها را از روش بررسی طرح ها مطلع می کند. برای ساده تر شدن کار شرکت ها می توانیم یک راهنمای لازم برای کار شرکت تهیه کنیم تا پیشنهادات را مقایسه کند. زیرا چهارچوب کلی دفترچه راهنمای مناقصه برای تمامی متقاضیان مناقصه به صورت یکسان است.

برای تهیه RFP استانداردی مشخص وجود ندارد اما نهاد های دولتی از چهارچوب هایی برای هدایت مسیر طرح ها استفاده می کنند. شرکت های پیمانکار مناقصه ها RFP را می خوانند و طرح پیشنهادی بر اساس توانایی های خود برای تامین نیاز ها و درخواست های لحاظ شده در چهارچوب پروژه را
می نویسند و ارائه می دهند. هنگام نوشتن طرح شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید مسیر راهنمایی ها و چهارچوب تعیین شده را با دقت مطالعه و طی نماید تا مانع دور شدن از مسیر اصلی پروژه شود.

محتوای یک طرح پیشنهادی موارد زیر را شامل می شود:

خلاصه مدیریتی: نگاه کلی خلاصه بر پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات لازم را به خواننده منتقل می کند.

شرح ضرورت: تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار

تشریح پروژه: شرح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه

اطلاعاتی درباره سازمان

برنامه زمانی پروژه

بودجه

نتایج پروژه

نکته ای که این جا حائز اهمیت است این است که نوشتن طرح برای شرکت های کوچک با شرکت ها و پروژه های بزرگ دولتی متفاوت است. نوشتن طرح برای یک شرکت کوچک حتی به محض اعلام نیاز بسیار ساده تر از نوشتن طرح برای پروژه های دولتی است که به مطالعات و نیاز سنجی ها گسترده احتیاج دارد. ای اف پی در دو صفحه یا یک کتاب تهیه و منتشر می شود.

چگونه یک RFP برای پروژه های وب بنویسیم؟

شاید دلیل یکی از بزرگ ترین اشتباهات که مشکلات بین مشتری و شرکت های توسعه دهنده خدمات اینترنت و وب را موجب می شود اطلاعات ناکافی در درخواست طرح پیشنهادی نوشته شده باشد. معمولا مشتری ها نیاز ها و انتظارات خود از پروژه را راحت بیان می کنند اما مکتوب کردن آن ها برای شان مشکل است.

اغلب پیش می آید مشتری ایده هایی درباره آن چه می خواهد دارد، مثلا دید کلی نسبت به وب سایتی که می خواهید برایش طراحی کنید دارد اما از گفتن جزئیات عاجز است. گاهی مشتری ایده و دیدگاه خاصی ندارد و گاهی هم می داند چه می خواهد اما تجربه بیشتر توسعه دهنده را در آن زمینه ترجیح می دهد. آماده کردن یک RFP با هدف طرحهای مطالعه شده و سنجیده برای شماست.

این کار دید باز تری در تصمیم گیری در خصوص پروژه های بزرگ تر به شما می دهد. دشوار بودن نوشتن همه جزئیات و امکانات مورد نظر قبل از داشتن ایده ای خاص بخش بزرگی از تهیه RFP
می باشد. توسعه پروژه های تحت وب به طور جدی چند سالی می شود که مطرح است بنا براین نباید متعجب شد اگر بسیاری از مشتریان دانش و اطلاعات لازم برای نوشتن انواع RFP این نوع پروژه ها ندارند. همچنین نکته مهم این جاست که نوشتن RFP برای ساختن پل یا نصب شبکه با نوشتن RFP های پروژه تحت وب خیلی متفاوت است.

حالت مطلوب برای شرکت ها یافتن یک مشاور زبر دست است که از آن چه پروژه باید داشته باشد تصویر واضح و مشخصی در ذهن داشته باشد و بعد خیلی راحت RFP بنویسد. یک مشاور خوب یک RFP خوب می نویسد که با تسهیل اجرای پروژه در نهایت به سودآوری دو طرف ختم می شود. دو مرحله برای اجرای طرح پیشنهاد می شود، مرحله یک جستجو شرکت هایی که می توانند در مناقصه RFP شرکت، شرکت کنند. ترجیحا سه یا چهار شرکتی که از هر نظر مورد اطمینان تر است را در لیست بگذارید. برای آن کار مجموعه ای از اطلاعات اجمالی درباره شرکت های علاقه مند به همکاری با شما نیاز است.

اطلاعات ابتدایی بر روی اهداف و دیدگاه تکیه می کند. مانند: چه انتظاری از سایت تان دارید؟ دلایل شما برای راه اندازی یک وب سایت چه بود؟ نیاز نیست به این سوالات طولانی پاسخ داده شود. متنی کوتاه و جامع کفایت می کند. فعالیت ها و محصولات شرکت خود را معرفی کنید و اطلاعات درباره بازه زمانی موجود در ذهن تان برای پروژه را اعلام کنید. منابعی که قصد دارید برای پروژه مصرف کنید بگویید. با افرادی که تمایل به داشتن اطلاعات بیشتر دارند ملاقات کنید. با چنین شرایطی شما می توانید کار تهیه RFP را شروع کنید. بهتر است تعداد شرکت کنندگان در مناقصه به سه تا چهار شرکت محدود باشد.

طرح های پیشنهادی باید بخش های زیر را شامل شوند:

خلاصه مدیریتی با شرح مختصر از هزینه ها و مسیر اجرای پروژه

اطلاعات شرکت به همراه جزئیات مالی

تصدیق نامه هایی از مشتری های قبلی که برای آن ها پروژه انجام داده اید با اطلاعات تماس یا وب سایت های مربوط به آن ها

شرحی از روند توسعه

روش ارائه پیش نویس

کنترل کیفیت

آزمایش

تیم اجرایی و پتانسیل های آن ها

برنامه زمان بندی

جزئیات هزینه ها و پرداخت ها

زمان و شرایط

از ایجاد برنامه زمان بندی مناسب برای طرح پیشنهادی یا روند اجرایی پروژه RFP اطمینان حاصل نمایید. نمونه زیر می تواند کمک تان کند:

۱۰ آبان: اتمام زمان دریافت درخواست های همکاری

۲۰ آبان: بررسی صلاحیت ها

۲۲ آبان: تهیه لیست از شرکت کنندگان منتخب مناقصه

۲۹ آبان: ارسال RFP به شرکت های منتخب

 

  • twitter
  • linkedin
  • linkedin
  • linkedin

فارغ التحصیل رشته مهندسی نرم افزار و علاقه مند به حوزه استارت آپ ها و مدیریت پروژه . در حال حاضر با تیم قدرتمند نیوسئو (رنک اول سئو در ایران )همکاری دارم و در گذشته نیز با شرکتهای مختلفی کسب تجربه کردم و تصمیم گرفتم این وبسایت را برای علاقه مندان به این حوزه راه اندازی کنم . امیدوارم از مطالبی که در این وبسایت قرار میدهم استقبال کنید.

  • facebook
  • twitter
  • googleplus
  • linkedIn
  • flickr

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *